De nieuwe A16 Rotterdam wordt een 11 kilometer lange rijksweg tussen de A16/A20 bij het Terbregseplein en de A13 bij Rotterdam The Hague Airport. De A16 wordt met 11 kilometer verlengd aan de Noordrand van Rotterdam. In het project is 'verbinding' het sleutelwoord. Dit mag in de breedste zin gezien worden, zo blijkt uit ons gesprek met Stefan van der Voorn, contractmanager bij Rijkswaterstaat en Hein Versteegen, projectdirecteur De Groene Boog.

'Koffiedrinken uit dezelfde kan'

"Om het gewenste projectresultaat te behalen is goede samenwerking op projecten cruciaal, maar zeker niet vanzelfsprekend. Daarom investeren we in de samenwerking, monitoren de samenwerking en maken we samenwerking meetbaar. Deze investering komt tot uiting in het samenwerkingsprogramma A16 Verbindt. We kennen binnen de A16 Rotterdam diverse vormen van samenwerking zowel binnen de projectteams als onze partners als opdrachtgever en opdrachtnemer", opent Stefan het gesprek. "We kunnen een project van deze omvang ook alleen succesvol laten zijn door intensief samen te werken." Hein vult aan: "Dat is in de tender ook uitvoerig beschreven. Op deze manier samenwerken is ideaal, we vonden elkaar snel. Het is ook fijn om weer fysiek te kunnen samenkomen op kantoor." Rijkswaterstaat en De Groene Boog drinken hun koffie dus uit dezelfde kan.

Een intensief leerproces

Voor Rijkswaterstaat is dit een nieuwe rol, zegt Stefan. "Het is spannend om medeverantwoordelijk te zijn en om samen een kantoor te delen. In het begin was het even zoeken, in techniek, in omgevingsmanagement, waarbij het wennen was om dit keer mee te praten en de verantwoordelijkheid te delen. Daar komt bij dat beide partijen tijdens het 'samenwonen', tegen onder andere cultuurverschillen aanliepen. Oud gedrag moest overgaan in nieuw gedrag. De vraag was hoe dat te bewerkstelligen." Het bleek een intensief leerproces te zijn. Hein: "Het project is vanwege grootte en complexiteit opgeknipt in vijf onderdelen; drie deelprojecten (geografisch verdeeld), tunnel technische installaties en 20-jarig beheer en onderhoud. In die onderdelen werken managementteams samengesteld vanuit opdrachtgever en opdrachtnemer nauw met elkaar. Het samenstellen van deze teams was even puzzelen, omdat de organisaties van opdrachtgever en opdrachtnemer niet gespiegeld zijn aan elkaar. Toch zijn we daarin een heel eind gekomen. De teams zijn multidisciplinair en bestaan dus uit verschillende expertises, achtergronden, bedrijven en ervaringen."

'Best for project'

Hein: "We laten per discipline gelijkgestemden met elkaar praten. Het complexe is dat een deelproject voor een middelgrote aannemer eigenlijk een reuzenproject is. Daarom is het belangrijke om de juiste mensen op de juiste posities in te delen. Van de mensen die wij inzetten op projecten, verwachten wij dat er vanaf dag één goed wordt samengewerkt. Natuurlijk is samenwerken geen vanzelfsprekendheid. Bij succesvol samenwerken gaat het er vooral om dat op het juiste moment door teamleden het goede gesprek wordt gevoerd. Dat wil zeggen tijdig, open en transparant met elkaar communiceren, waarbij je oog hebt voor elkaars belangen en deze belangen bespreekbaar maakt. Alleen dan kan gezamenlijk naar de beste oplossing worden toegewerkt. Een oplossing in het kader van 'Best for Project'. In het begin was het even zoeken, in de techniek, in het omgevingsmanagement, wie, doet wat, wanneer en wanneer betrek je elkaar?" Daar voegt Stefan aan toe: "Voor Rijkswaterstaat betekent deze samenwerking een overgang van minder bemoeienis naar meer betrokkenheid. Je raakt niet uitgeleerd. We kijken voortdurend naar verbeterpunten en hebben per onderdeel twee keer per jaar een teamactiviteit, waarbij wordt gereflecteerd op de samenwerking. Daarmee voorkomen we dat partijen terugvallen in oud gedrag."

'De groene wasstraat'

Met die term wordt aangeduid hoe nieuwkomers op het project aan de hand worden meegenomen, om volledig geïnformeerd te kunnen starten. Stefan: "In De Groene Wasstraat worden nieuwkomers in onze Expo A16 Rotterdam van alle ins- en outs van het project voorzien. Naast kennismaking met het project en elkaar, kunnen nieuwkomers aansluitend met een voorlichter langs het tracé fietsen."

De juiste mindset

Stefan vervolgt: “Vanuit het samenwerkingsprogramma A16 Verbindt bieden we een helpende hand in de vorm van praktische instrumenten, die bijdragen aan samenwerken én aan het projectresultaat.” Hein: "Je zou kunnen denken dat project A16 Rotterdam een blauwdruk oplevert voor toekomstige projecten, het blijft echter een kwestie van voortdurend overleg plegen. 'Best for project' is een gezonder uitgangspunt, waarbij je ervaringen van eerdere projecten meeneemt in het overleg en de planvorming. Alles draait om de juiste mindset, hebben we hier gemerkt. We leren mensen om oplossingsgericht samen te werken."

Vertrouwen is het allerbelangrijkste

Alles draait om vertrouwen. Hein zegt daarover: "Wat je geeft krijg je terug, een oerprincipe. 'Best for project' is de richting, met vertrouwen als stevige basis." Stefan vult aan: "Vertrouwen werkt horizontaal (opdrachtgever-opdrachtnemer) en verticaal. In dat laatste geval praat ik over de achterban die je hebt, ook zij moeten vertrouwen hebben dat beslissingen die genomen worden bovenin de keten niet zomaar genomen worden." Hein zegt tot besluit: "Het is ook wel leuk werken hoor, zeker als je een eigenwijze achterban hebt. Het is een beetje Don Quichot spelen soms."