Eind vorig jaar is de aanbesteding voor de aanleg van de A16 Rotterdam van start gegaan. 5 kandidaten meldden zich aan om de omvangrijke en moeilijke opdracht in de wacht te slepen. Een grote aanbesteding, zoals die voor de A16 Rotterdam, bestaat uit heel veel stappen (zie ook het verhaal dat we hier eerder over publiceerden). Een van de eerste stappen is de 1e dialoogfase. Omgevingsmanager Nicolette van den Berg zit in het dialoogteam en geeft een klein kijkje in de keuken.
Geheimhouding
Nicolette: ‘Belangrijk is eerst te vertellen dat ik over de inhoud van de dialoogfase niets kan zeggen. Een aanbesteding is strikt vertrouwelijk en alles wat gezegd wordt tijdens de gesprekken tussen het aanbestedingsteam van Rijkswaterstaat en de kandidaat-aannemerscombinatie blijft achter gesloten deuren. Ook iedereen binnen het projectteam van de A16 die aan de aanbesteding werkt of er op de een of andere manier iets mee te maken heeft, is op de hoogte van deze principes. We werken dus strak volgens de regels, dat is noodzakelijk en heel belangrijk voor een goed verloop van de aanbesteding’
Trechteren
‘Tijdens de 1e dialoogfase gaat Rijkswaterstaat in gesprek met de kandidaat-aannemerscombinaties over het zogenoemde trechteringproduct’, licht Nicolette toe. ‘Dit is bedoeld om in de komende maanden van 5 kandidaten tot 3 kandidaten binnen de aanbesteding te komen. We vragen de kandidaten met maatregelen te komen voor de beheersing van 2 risico’s en een kans binnen het project. De gesprekken die we hierover voeren geven de kandidaten de gelegenheid de precieze uitvraag van Rijkswaterstaat te toetsen. En te kijken of ze de juiste denkrichting zijn ingeslagen.’
Level playing field
Nicolette: ‘In de 2 weken dat we de gesprekken voeren zitten we iedere dag gedurende 3 uur met een kandidaat-aannemerscombinatie aan tafel. De gesprekken zijn heel intensief en ook de voorbereiding van de gesprekken vraagt veel tijd. Het is belangrijk dat we dit zeer zorgvuldig doen. Want als Rijkswaterstaat zijn we binnen de aanbesteding verantwoordelijk voor wat we noemen “level playing field”. Dat betekent dat alle partijen steeds over dezelfde informatie moeten beschikken.’
Intensief, maar heel leuk
‘Ondanks dat het intensieve weken zijn, is het hele proces vooral ook erg leuk om te doen’ vertelt Nicolette. ‘De fase van concrete plannen maken breekt aan en je merkt dat dat ons enthousiast maakt. Daarnaast hebben we een gezellig en evenwichtig dialoogteam dus het is zeker geen straf dit te doen.’
Hoe verder?
De 1e dialoogfase wordt in juni afgerond. Er vallen dan 2 kandidaten af. Nicolette: ‘Met de overgebleven 3 kandidaten gaan we verder in de 2e dialoogfase. Dan gaan we echt de diepte in en voeren we gesprekken over het ontwerp van de weg, de aanpak, de risico’s en de extra kwaliteit die partijen ons kunnen bieden.’